ビジネスのお悔やみの手紙

ビジネスのお悔やみの手紙

ビジネスのお悔やみの手紙の書き方の例として、お客様へのお悔やみの手紙、大切な取引先へのお悔やみの手紙、元社員が逝去した場合のお悔やみの手紙の書き方の例文・文例を紹介します。
お悔やみの手紙とは、通夜や葬儀に参列できない場合に、遺族や関係者に弔意を伝えるために出す手紙で、香典に添えて送ることもあります。

 1.ビジネスのお悔やみの手紙とは?

 ビジネスのお悔やみの手紙とは、会社・職場の同僚や上司、またはその家族が亡くなった場合や、取引先の担当、または社長・代表などが亡くなった場合に出すお悔やみの手紙をさします。
 平素、仕事を通してお付き合いがあったりお世話になったり、あるいはビジネス上の取引がある相手やお客様の訃報に際し、弔問に行くことができない場合にお悔やみの手紙(お悔やみ状)を出します。また、香典に添えて送ることもあります。
 更に、亡くなったことを葬儀が終わったあとで知ったときにもお悔やみの手紙をだすことがあります。

 なお、仕事上のおつき合いや会社関係の場合には弔電を打つ、供花を贈るなどの手配をするだけですませることもあります。

 2. お悔やみの手紙で使う敬称と、使ってはいけない忌み言葉は?

・お悔やみの手紙は、通夜や葬儀に参列できないとき(弔問できないとき)にその代わりとして出すものです。死亡の知らせを受けたら、なるべく早くお悔やみの手紙を出します。

1)故人には敬称を用いる。
お悔やみ状(お悔やみ文)を書く際には、ご遺族に対して(ビジネスのお悔やみ状については、宛名の相手に対して)故人を表す際に敬称を用います。これらの敬称は弔電を送る場合にも用いられます。下記に続柄別に一覧表にしましたのでご覧ください。

2)忌み言葉とは?
縁起が悪いなどの理由で、お悔やみ状に使ってはいけない言葉があります。これらを「忌み言葉」といいます。

お悔やみ状に用いる敬称一覧表
故人との間柄
  ビジネスの取引先/弔電の文面で用いられる主な敬称
取引先の社長が死亡
  貴社代表取締役 ◯◯◯◯様
(文例)
・貴社代表取締役 田中晋太郎様ご逝去の報を承り、謹んでお悔やみを申し上げます
取引先の元社長が死亡
  貴社元代表取締役 ◯◯◯◯様
(文例)
・貴社元代表取締役 田中晋太郎様ご逝去の報を承り、謹んでお悔やみを申し上げます
取引先の担当者 肩書きアリ の方が死亡
  貴社 営業部部長 ◯◯◯◯様
(文例)
・貴社営業部部長 高橋一朗様ご逝去の報を承り、謹んでお悔やみを申し上げます
取引先の担当者 肩書きナシ の方が死亡
  貴社 営業部 ◯◯◯◯様
貴社 ご担当 ◯◯◯◯様
(文例)
貴社 営業部 佐藤晃太様ご逝去の訃報に際し、謹んでお悔やみを申し上げます
会社職場の同僚の家族、上司の家族が死亡した場合、
取引先の担当者の家族が死亡した場合、
お客様の家族が死亡した場合、お客様が死亡した場合
続柄 親族親戚/弔電の文面で用いられる主な敬称
祖父 ご祖父様
祖母 ご祖母様
ご尊父様[ごそんぷさま]、お父様、父上[ちちうえ]、お父上、父上様、お父上様
ご母堂様[ごぼどうさま]、お母様、母上[ははうえ]、お母上、母上様、お母上様
ご主人様、ご夫君様[ごふくんさま]
職場の同僚の夫が死亡した場合などで、名前がわかれば「◯◯様」も可
ご令室様[ごれいしつさま]、ご令閨様[ごれいけいさま] 、奥様
職場の同僚の妻が死亡した場合などで、名前がわかれば「◯◯様」も可
兄上様、◯◯様(名前で)、ご令兄様[ごれいけいさま]、お兄様
姉上様、◯◯様(名前で)、ご令姉様[ごれいしさま]、お姉様
御弟様、◯◯様(名前で)、ご令弟様[ごれいていさま] 、弟様
御妹様、◯◯様(名前で)、ご令妹様[ごれいまいさま] 、妹様
息子 ご子息様、ご令息様
ご息女様、ご令嬢様、お嬢様
おじ ◯◯様(名前で)、伯父上様(父母の兄または義兄)、叔父上様(父母の弟または義弟)
おば ◯◯様(名前で)、伯母上様(父母の姉または義姉)、叔母上様(父母の妹または義妹)

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お悔やみの手紙・おくやみ文に使えない[忌み言葉]
項目
不幸が重なることを連想させる忌み言葉は使わないようにする 重ね重ね、たびたび、しばしば、かえすがえす、 など。
その他に、再三、続いて、再び、
などの言葉も用いないようにします。
死を連想させる直接的な言葉は使わないようにする 文中では死亡、死去、亡くなるなどの直接的な言葉は使わず、
逝去、訃報、悲報などと言います。
◎ワンポイント マナー1…… 通夜、葬儀、葬式に関する香典袋の(不祝儀袋、香典用のし袋)の水引きは、不幸がくりかえすことのないように、かたく結んでほどけない「結びきり」を用います(何度も結んでほどくける蝶結びはNGです)。香典と一緒にお悔やみ状を郵送する場合には、香典袋を用意する際に水引きの結び目に注意しましょう。

◎ワンポイント マナー2……不幸が繰り返すことのないように、「二重」の封筒は避けるのがマナーです。お悔やみの手紙を出すときにも、二重封筒は使わないように注意しましょう。

 3. お悔やみの手紙 ビジネス文例・例文

 それでは、お悔やみの手紙の文例をご紹介します。
訃報を受けてすぐにお悔やみ状を送る場合には、短い文章でも構いませんので、弔問に駆け付ける代わりにすぐに手紙を出します。
あとで訃報を知った場合には、率直にその旨を伝えてお詫びをします。

お悔やみの手紙(例文・文例)
3-1.お客様へのお悔やみの手紙の文例・例文
 ご尊父様の訃報に際し、心からお悔やみを申し上げます。
 突然のご逝去に驚くとともに、◯◯様はじめご家族の皆様のお気持ちを思うと心が沈む思いでございます。(ご尊父様には一方ならぬお世話になり、きちんとお礼を申し上げる機会もないまま叶わぬ事になってしまいました。いま一度お目にかかることができればと悔やまれてなりません。)
 今はただ安らかなご冥福を祈るばかりです。ご葬儀に関わる多事にてご多忙の折柄、ご遺族の皆様もくれぐれも御身大切になさいますよう心からお祈り申し上げます。
 本来であればご弔問に伺いたいところですが、遠方につき略儀ながら書中にてお悔やみを申し上げます。
●「拝啓」「謹啓」などの頭語、結語はなし。
● 季節の挨拶、時候の挨拶もなしです。

●(カッコ)の中には固有のエピソードを入れましたが、こうした内容は全く書かずに、お悔やみの言葉だけを伝えても構いません。

●故人の冥福を祈る言葉を入れます。
●可能であれば、相手や遺族の健康を気遣う言葉を入れます。

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お悔やみの手紙(例文・文例)
3-2.取引先へのお悔やみの手紙の例文・文例 香典を添えて送る
  (取引先の社長、取締役などが亡くなった場合)
 貴社代表取締役 田中晋太郎様ご逝去の報を承り、謹んでお悔やみを申し上げます。
 突然のご逝去に驚くとともに、皆様のお気持ちを思うと心が沈む思いでございます。本来であれば弔問にお伺いすべきところではございますが、あいにくままならず、略儀ながら書中にてお悔やみを申し上げます。
 同封のものは心ばかりではございますが、御霊前にお供えいただければと存じます。
 (社員一同、)心より故人のご冥福をお祈り申し上げます。
●「拝啓」「謹啓」などの頭語、結語はなし。
● 季節の挨拶、時候の挨拶もなしです。

● 文中で「心ばかりのもの」と述べている箇所は香典をさします。
● 故人の冥福を祈る言葉を入れます。(カッコ)の中は社員一同としていますが、個人的なお悔やみの手紙であれば、この部分は削除してください。
 
お悔やみの手紙(例文・文例)
3-3.取引先の訃報を時間が経ってから知った場合
  
(あとになって訃報を知った場合)お悔やみの手紙の例文・文例
(寒中お見舞い申し上げます)
 ◯◯様のご逝去を知り、大変驚いております。
この度のおハガキを頂戴するまで全く存じ上げずにおりました。お悔やみも申し上げずに大変失礼いたしました。貴社の皆様、ご遺族の皆様にも改めてお詫び申し上げます。
 本来であればご焼香に伺いたいところままならず、略儀ながら書中にて失礼いたします。
 ◯◯様のご冥福を心よりお祈り申し上げます。
●(寒中お見舞い申し上げます)について
通常のお悔やみ状では「拝啓」「謹啓」などの頭語、結語はなしですが、喪中はがきで初めて訃報を知った場合などは、寒中見舞いの体裁を取ることもあります。

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お悔やみの手紙(例文・文例)
3-4.お客様の訃報を時間が経ってから知った場合
  
(あとになって訃報を知った場合)お悔やみの手紙の例文・文例
前略
 ◯◯様のご逝去を知り、大変驚いております。
部署が異なるとは言え、全く存じ上げずにおりました。一番大変な時期にお悔やみも申し上げずに大変失礼いたしました。ご遺族の皆様にもお詫び申し上げます。
 本来であればご焼香にお伺いしたいところですが、相ならず、略儀ながら書中にて失礼いたします。
 ◯◯様のご冥福を心よりお祈り申し上げます。
草々
● 通常のお悔やみ状では「拝啓」「謹啓」などの頭語、結語は使いませんが、あとになってから訃報を知ったという前提なので、「前略」+「草々」を使います。これにより「訃報を知ってすぐに書いた手紙」という感じが出ます。
お悔やみの手紙(例文・文例)
3-5.元社員の遺族へのお悔やみの手紙(元社員が逝去した場合)
 ご主人様の訃報に際し、大変驚いております。
一家の大黒柱を亡くされ、奥様をはじめご家族の皆様のお悲しみやお心細さはいかばかりかと心中をお察しいたします。
 ご家族の皆様が心を強く持ち、力を合わせ助け合っていかれることが、ご主人様にとりまして何よりの御供養かと存じます。同封のものはほんの心ばかりですが、ご主人様の御霊前にお供えください。なお蛇足ながらどうかお返しの御心配などはご無用にてお願い申し上げます。
  本来であればすぐにでもお伺いしお悔やみを申し上げたいところですが、遠方のためままならず、略儀ながら書中にてお悔やみを申し上げます。
◎頭語、結語などはなし。冒頭の時候の挨拶もなしです。

◎香典のことを「心ばかりのもの」と表現しています。

◎お返しは不要であることを伝えています。
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